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 Organiser une vélorizon

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Ralevy
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MessageSujet: Organiser une vélorizon   Lun 08 Fév 2016, 18:01

Organiser un rassemblement de vélos couchés est facile et cela demande peu de travail si le nombre de participants reste inférieur à 50. Dans tous les cas, c'est une formule intéressante pour partager les expériences et comparer la diversité du monde du vélo couché. L'AFV peut aussi apporter un soutien qui a montré son efficacité à plusieurs reprises.

Pour que ceux qui désirent se lancer ne partent pas vers l'inconnu, voici un petit résumé qui leur sera utile.

Pour organiser une vélorizon voici, dans un ordre approximatif, ce qu'il faut faire :

1 - trouver un hébergement dans la zone choisie : ce peut être un camping ou un gîte, et on peut aussi se renseigner pour savoir si l'accès handicapé est possible. Le plus simple est de demander aux participants de réserver eux-mêmes, mais c'est à voir avec le camping qui souvent, hors période des vacances d'été, assure qu'il n'y a pas de problème de place. Il peut-être plus facile de laisser traiter les réservations de mobile-home en direct avec le camping.

2 - définir les parcours au départ de cet endroit : une simple approche de principe peut suffire au début, mais l'affichage des curiosités à découvrir permettra aussi de récolter des clients... Ensuite, pour partager les parcours, on peut utiliser un site comme Openrunner (mais il y en a d'autres... voir le fil dédié sur le forum : http://velorizontal.bbfr.net/t4321-sites-de-cartographie-itineraires-et-profils-openrunner-co?highlight=Openrunner).

3 - on peut aussi prévoir une restauration collective pour le ou les soirs (mais non obligatoire) : ça permet de souder le groupe et de faciliter les échanges, tout en simplifiant la logistique individuelle quand on a roulé toute la journée ; tant que le nombre n'est pas trop grand, un restau fait l'affaire et pour faciliter les choses et la négociation il vaut mieux demander le même menu pour tout le monde (exception éventuelle en cas de régime particulier à négocier avec le restaurateur si le fait est connu à l'avance). Pour les grands nombres, un traiteur et une salle près de l'hébergement peuvent devenir indispensables.

4 - une fois ces choses là définies, on peut créer un fil sur le forum (voir les multiples exemples existants dans le fil des Régions) et prévenir l'AFV pour la prise en compte par l'assurance (MP ou mail à sebastien - pour prévenir le Président Courteille) ; l'assurance de l'AFV assurera la couverture en responsabilité civile de l'organisation. Préciser sur le premier message du fil sur le forum que l'AFV couvre la manifestation et qu'il serait bien que les participants adhèrent à l'association (voir les exemples sur le forum dans la rubrique Régions). Mettre Alain Verrière en copie des messages adressés au Président pour qu'il intègre la manifestation sur le site de l'AFV. Préciser AFV dans le titre du fil sur le forum.

5 - Si la manifestation prévoit plus de 50 personnes ensemble sur la route, il faudra faire une demande d'autorisation à la Préfecture et prévenir les maires des communes traversées. Pour plus de détails sur le sujet, contacter ceux qui ont déjà organisé de grands rassemblements comme Thomas Jordano (tijojo) ou Frédéric Dutheil (Discover700). On peut aussi définir une limite du nombre d'inscriptions pour ne pas avoir ces tracasseries administratives.

Vous retrouverez ces informations dans la zone membres du site de l'AFV.

Philippe
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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Lun 08 Fév 2016, 18:52

Il peut aussi y avoir des rassemblements pour une journée qui ne nécessitent pas forcément un hébergement ? (cf le bas de l'Aisne, entr'autres)

Il y a aussi des  ? concentrations ? On se donne un but : à tel endroit entre telle heure et telle heure ...

Quand les "locaux" sont assez dispersés, ça peut servir


Ca ne mérite peut-être pas le nom de vélorizon ?
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Ralevy
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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Mar 09 Fév 2016, 08:42

Salut Jean-Paul,

Les fils régionaux sont là pour tous ces types de rencontres, mais à ma connaissance, on n'a jamais appelé ça vélorizon...

Un petit historique à lire sur le site de l'AFV : http://www.afvelocouche.fr/v%C3%A9lorizons/

A+

Philippe
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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Mar 09 Fév 2016, 09:20

Pour des raisons diverses de logistique locale on peut parfois faire le choix d'un ensemble de grande capacité pour créer un rassemblement (centre d'hébergement).

Coté logistique, d'année en année les organismes sont de plus en plus demandeurs de garanties.

Les communes qui louent des salles, les grands gîtes, les établissements scolaires, les traiteurs, les loueurs de vaisselle etc... Échaudés par quelques indigents, demandent souvent une caution voir une avance. Il faut aussi penser à quelques menues emplettes, gobelets, serviettes, apéritif etc...

Pour un particulier il faut alors sortir le carnet de chèque et saigner temporairement le compte courant ! Et aussi démarcher son assureur pour obtenir l'indispensable, le précieux, le Saint Graal : l'attestation d'assurance.

- C'est là que le coté associatif joue pleinement son rôle, ensemble nous sommes plus forts.

Rien qu'en janvier l'AFV a cautionné près 4000 €uros et avancé dans les 500 €, c'est autant de chèques à ne pas faire pour les organisateurs.

Par ailleurs l'assurance ne couvre pas que les adhérents sur les rassemblements, c'est elle qui couvre la location des salles et matériels éventuels.

Enfin, pour éviter de s'égosiller et donner les consignes qui vont bien ou dire un mot sur la fin, nous avons un haut parleur, des flammes géantes pour permettre à tout le monde de pas tourner en rond sans trouver la salle et nous travaillons actuellement sur une signalétique plus autonome. Wink


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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Mar 09 Fév 2016, 12:11

discoveur700 a écrit:
... et nous travaillons actuellement sur une signalétique plus autonome. Wink

Les GO vont apprendre à jouer du clairon ! Rassemblement à 8H dans la cour, roulement de tambour, sonnerie aux couleurs, on hisse la flamme AFV et c'est parti pour la journée

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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Mer 10 Fév 2016, 12:57

Chef, oui chef

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Ralevy
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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Mer 10 Fév 2016, 17:18

Eh Alain, ton rassemblement à 8h c'est trop tard pour les vélorizons itinérantes. A 8h00, on est déjà partis !

Philippe
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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Sam 13 Fév 2016, 19:00

Ralevy a écrit:
(...)
5 - Si la manifestation prévoit plus de 50 personnes ensemble sur la route, il faudra faire une demande d'autorisation à la Préfecture et prévenir les maires des communes traversées. Pour plus de détails sur le sujet, contacter ceux qui ont déjà organisé de grands rassemblements comme Thomas Jordano (tijojo) ou Frédéric Dutheil (Discover700). On peut aussi définir une limite du nombre d'inscriptions pour ne pas avoir ces tracasseries administratives.
Vous retrouverez ces informations dans la zone membres du site de l'AFV.

Les formalités ne sont pas insurmontables... et le terme de "tracasseries" est excessif.
Il s'agit juste de déclarer, via le formulaire cerfa ad-hoc (documents dans la zone membres du site de l'AFV) à la Préfecture (ou aux préfectures si les circuits sont à cheval sur plusieurs départements) voire aux mairies des territoires traversés (mais la Préfecture leur fait en général suivre).
Et là, encore, le fait que l'AFV soit l'organisateur "rassure" les autorités...

Voili-voilou.
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Kmeleon
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MessageSujet: Re: Organiser une vélorizon   Dim 20 Mar 2016, 19:12

Ralevy a écrit:
Eh Alain, ton rassemblement à 8h c'est trop tard pour les vélorizons itinérantes. A 8h00, on est déjà partis !

Philippe

Je me souviens d'une semaine de vacances où je me suis levé tous les jours à 06h00... Mais quel souvenir !

Si je peux ajouter ma petite pierre à l'édifice :
  • Se renseigner sur les brocantes, événements sportifs ou manifestations susceptibles de bloquer des communes traversées. Découvrir qu'une route est barrée à la dernière minute n'est jamais agréable.
  • Lors du repas, organiser un petit jeu sous forme de QCM sur le patrimoine de la région avec, à la clef, un petit panier garni des produits locaux.
  • Recenser les coins pipi pour les dames qui, contrairement à nous, n'ont pas autant de faciliter pour se soulager.
  • Et pour les plus téméraires : faire un petit livret de 8 pages (à l'aide d'une impression astucieuse d'une feuille A4) pour donner tous les renseignements utiles aux participants (adresse des commerces, médecins, pharmacies, lieu de restauration). C'est un peu de boulot mais c'est très apprécié.


Et acceptez que vous n'arriverez jamais à satisfaire tout le monde... Rolling Eyes

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